Foire aux questions

Quelle somme puis-je obtenir d’avance au moment de la convention ?

AGIL peut accorder une avance de 10% du montant FSE prévisionnel au moment du conventionnement sous réserve de la fourniture d’une attestation de démarrage (celle-ci sera jointe à la convention).

Je souhaite modifier mon projet par rapport à ce qui est inscrit dans la convention, que dois-je faire ?

Vous devez informer le service gestionnaire de toute modification qui pourrait intervenir en cours d’exécution de l’opération, portant sur ses objectifs ou ses caractéristiques techniques et financières telles que définies dans la convention. Il n’est cependant pas possible d’introduire des modifications à la convention ayant pour effet de remettre en cause :

• l’objet et la finalité de l’opération
• le taux de forfaitisation des dépenses directes et indirectes.
• le mode de calcul de l’ensemble des dépenses conventionnées par le changement de l’option de coûts simplifiés utilisée pour le calcul des dépenses
• le recours à une option de coûts simplifiés pour les opérations dont le montant de soutien public conventionné est inférieur à 50 000 €

Si les modifications introduites affectent l’équilibre ou les conditions d’exécution du projet, un avenant doit être établi à l’initiative du service gestionnaire ou sur demande formelle de votre part (Article 9 de la convention).

Qu’est-ce qu’un suivi de temps de travail?

Un suivi de temps correspond à un récapitulatif de l’activité sur l’opération, à minima mensuel, pouvant être appuyé par des pièces non comptables (exemples : principaux livrables, comptes rendus de réunions, feuilles d’émargement, etc.). Le suivi de temps doit également faire apparaître le temps total travaillé dans la structure de façon à pouvoir justifier du pourcentage de temps de travail affecté à l’opération (coefficient d’affectation). Le récapitulatif de temps devra être daté et signé par le salarié et son supérieur hiérarchique

Si un salarié de votre structure consacre tout son temps de travail au projet cofinancé par le FSE+, vous devrez fournir une lettre de mission, une fiche de poste ou un contrat de travail suffisamment précis pour justifier de cette affectation à 100%. Ces documents doivent préciser les missions, la quotité de temps de travail ou la période d’affectation.

Comment savoir si les participants à mon opération sont considérés comme éligibles ?

Les participants à votre opération sont considérés comme éligibles s’ils sont inscrits dans un parcours PLIE (selon les critères définis dans le protocole PLIE) sur les territoires PLIE ou s’ils sont acceptés et validés par le Conseil départemental 54 sur le Pays Haut (selon les critères définis dans l’appel à projet).

Pour plus d’informations sur les parcours PLIE, nous vous conseillons de contacter directement le PLIE Grand Nancy et Lunévillois, le PLIE Terres de Lorraine ou le PLIE Val de Lorraine, selon la localisation de votre projet.

Pour les porteurs de projets du Pays Haut et du département, contactez le Conseil départemental.

Comment puis-je prouver que je respecte bien les règles de mise en concurrence nationales et communautaires ?

Il s’agit de pouvoir tracer pour tout achat de bien ou service, les modalités de mise en œuvre d’une mise en concurrence, qui permettent de choisir l’offre économique la plus avantageuse, ce qui ne signifie pas systématiquement l’offre la moins chère. Vous devez élaborer et conserver des documents qui retracent la définition du besoin conduisant à l’achat d’un bien ou d’une prestation, et les critères de sélection qui serviront à déterminer le fournisseur ou le prestataire qui répondra le mieux à ce besoin. Ceci est valable même si vous n’êtes pas soumis aux dispositions du code des marchés publics ou de l’ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005.

Il vous est demandé d’être en mesure de présenter, pour tout achat de bien ou prestation :

• Les documents (mails, courriers, publication sur un site Internet…) d’envoi d’un appel d’offres ou cahier des charges à plusieurs prestataires (3 minimum) et le cahier des charges ou appel d’offre en question.
•  Les propositions des prestataires/fournisseurs qui ont répondu ou leurs retours négatifs.
• Une grille de sélection présentant les critères définis préalablement et leur pondération pour chaque candidat.
• Les mails ou courriers de réponses positives ou négatives aux différents prestataires ou fournisseurs ayant répondu à l’appel d’offre/demande de devis.

Dois-je fournir des pièces à mon service gestionnaire en cours de suivi de projet ?

Vous devez fournir des pièces à AGIL à plusieurs moments :

• Lors de la demande de subvention en ligne, certaines pièces sont demandées (puis en cours d’évaluation de recevabilité par AGIL si elle considère qu’il manque des pièces).
• A l’instruction sur demande du service gestionnaire.
• Après le bilan, pour justifier les coûts engendrés par le projet.

Pourquoi dois-je renseigner les données relatives à l’entrée et à la sortie de chaque participant ?

Si votre projet identifie nominativement des participants, la saisie des informations liées aux participants est obligatoire. Elle doit être faite pour chaque participant et « au fil de l’eau » sur l’outil en ligne ma-demarche-fse.fr. Ces éléments seront utilisés pour le calcul d’indicateurs de réalisation et d’indicateurs de résultats qui alimenteront le suivi et l’évaluation globale du programme opérationnel dans lequel s’inscrit le projet. A défaut, les participants ne sont pas comptabilisés comme tels et ne peuvent donner lieu à un remboursement.

C’est aussi un moyen pour vous d’évaluer les résultats de votre opération.

A quels moments est-ce que je dois saisir les données relatives à mes participants ?

Le module est accessible dès votre demande de subvention déclarée recevable par le service instructeur.

Vous devez commencer la saisie dès l’entrée des participants dans l’opération, puis poursuivre la saisie dès la sortie des participants dans l’opération en définissant la sortie immédiate dans le mois qui suit la sortie.

Toutes les données relatives à la sortie doivent être saisies au plus tard au bilan.

Combien de temps ai-je pour entrer les informations nécessaires à la définition de la sortie d’un participant ?

A la sortie de l’opération d’un participant, vous devez renseigner la situation du participant et les résultats de façon immédiate, c’est-à-dire dans les 4 semaines qui suivent la date de sortie du participant).

Guide du suivi des participants

Est-ce à moi de réaliser un suivi de mes participants 6 mois après leur sortie de l’opération ?

Oui et non. Ce suivi ne relève ni du porteur de projet ni du service gestionnaire ; il est effectué au niveau national, par la DGEFP qui procèdera à la collecte des données sur la base d’un échantillon représentatif de participant.

Cependant, c’est à vous de vous assurer que les coordonnées saisies lors de l’entrée sont toujours d’actualitéles coordonnées des participants 6 mois après la sortie de leur opération donc il est très important que vous fassiez ce travail de suivi pour être capable de transmettre l’information.

Dois-je mettre en place une comptabilité analytique ?

La comptabilité analytique est vivement conseillée. Néanmoins si ce n’est pas possible, vous devez tenir une comptabilité séparée des financements du projet et de votre autre activité. Vous devez donc utiliser une codification comptable adéquate permettant d’isoler les transactions relatives à l’opération. Cela fait partie des obligations des bénéficiaires.

Comment fonctionne le site ma-demarche-fse.fr ?

Vous trouverez toutes vos réponses dans le Manuel du porteur de projet – Bilan d’exécution.
Le site fournit également des encadrés d’aide tout au long de votre saisie en ligne.

Combien de temps après la fin de mon action, dois-je transmettre mon bilan ?

Vous devez transmettre votre bilan de fin d’opération au plus tard 6 mois après la fin de la période de réalisation de votre opération.
Pour les opérations dont la date finale de réalisation est au plus tard le 28 février 2015, ce délai peut être porté jusqu’à 9 mois pour tenir compte du délai de mise à disposition du modèle de bilan aux bénéficiaires.

Quelles pièces dois-je fournir en accompagnement de mon bilan ?

Lors de votre bilan, vous avez pour obligation de transmettre une liste détaillée des dépenses, sous format tableur (1 ligne = 1 facture) dont le total correspond à chaque montant déclaré au bilan.
AGIL utilisera un logiciel d’échantillonnage sur l’ensemble de la liste des dépenses que vous aurez fourni lors du bilan. Selon le nombre de frais totaux, le logiciel sélectionnera un échantillon de dépenses au hasard dans cette liste et la personne en charge de votre dossier vous informera afin que vous puissiez fournir les pièces justificatives de ces dépenses.

Que se passe-t-il si les recettes réalisées sont différentes de celles prévues dans le plan de financement ?

Il est important de calculer au plus juste vos recettes prévisionnelles au départ. Lors du contrôle, les recettes doivent être déclarées au réel. Elles viennent en déduction des dépenses et non plus en contrepartie.

Pourquoi faut-il fournir le bordereau de taxe sur salaire ?

Vous devez fournir le bordereau de taxe sur salaire pour écarter la part de taxe sur salaire qui n’est pas payée par la structure.

Est-ce suffisant de transmettre uniquement les pièces comptables à mon service gestionnaire ?

Non, au-delà des pièces comptables, vous devez également transmettre les pièces non comptables, c’est-à-dire qualitatives, à votre service gestionnaire. Par exemple, il vous faut transmettre des pièces pour prouver le respect des règles de publicité FSE+ (documents faisant figurer les logos, émargements, preuves du suivi des participants).

Comment faire pour déclarer mes dépenses directes de participants ?

Pour présenter vos dépenses directes de participants, vous devez réaliser un document sur un logiciel tableur (de type Excel) mois par mois pour les dépenses de chaque participant.
Vous trouverez dans la rubrique « guide » des tableaux Excel à télécharger et remplir pour chacune des catégories de dépenses.

Quand aura lieu le Contrôle de Service Fait ?

Le Contrôle de Service Fait a lieu après qu’AGIL ait réceptionné votre bilan de fin d’opération et qu’il l’ait déclaré recevable, c’est-à-dire complet.

Dois-je fournir l’ensemble des pièces justificatives à mon service gestionnaire après le dépôt de bilan ?

Non, il est inutile de fournir l’ensemble des pièces justificatives à votre service gestionnaire après le dépôt de votre bilan. En effet, AGIL reviendra vers vous pour vous indiquer les pièces justificatives que vous aurez à présenter.

Quand est-ce que je toucherai ma subvention FSE +?

Il est important de noter que le montant FSE+ que l’on trouve dans la convention est prévisionnel. Le versement de chaque paiement (intermédiaire ou final) est conditionné à l’acceptation du bilan d’exécution et à la réalisation du contrôle de service fait conformément aux dispositions des articles 7 et 8 de la convention.

Le montant qui sera attribué sera calculé par différence entre les dépenses éligibles et les ressources, dans la limite du taux conventionné.

La subvention FSE+ est attribuée au porteur de projet après que la DRFIP ait validé le Contrôle de Service Fait (CSF) de l’opération et qu’il l’ait transmis à la DGEFP, sous réserve de disposition des fonds.

Toutefois, AGIL peut décider d’attribuer 10% du montant total prévisionnel lors du conventionnement.

Combien de temps dois-je conserver les pièces ?

Vous devrez conserver les pièces justificatives probantes pendant une période de 10 ans suivant la fin de la période de réalisation. En effet, durant toute la période comprise entre la date de début de réalisation et la date de fin de conservation des pièces, vous vous soumettez à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et sur place, y compris au sein de votre comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou toute autre instance nationale ou européenne habilitée (Article 19 de la convention).

Quelles sont les règles imposées par le FSE+ en termes de publicité ?

Respecter les obligations de publicité signifie informer sur le fait que votre projet bénéficie d’un cofinancement FSE+, mais aussi sur la manière dont le FSE+ bénéficie à votre projet, par une description de celui-ci, plus ou moins succincte en fonction du poids de la subvention FSE+.

Qu’est-ce que l’ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005?

L’ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005 est relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics.

Comment connaître les règles européennes applicables auxquelles je suis soumise ?

Vous trouverez les textes de la règlementation européenne en ligne dans l’onglet Téléchargements.

Par ailleurs, après la signature de votre convention, vous retrouverez l’ensemble de vos droits et de vos engagements dans celle-ci.

Mon projet peut-il bénéficier de plusieurs fonds européens ?

Non ce n’est pas possible, un même projet ne peut bénéficier de plusieurs financements européens. Il convient ainsi d’être vigilant sur les ressources et sur les dépenses présentées au plan de financement prévisionnel (la convention et les attestations de cofinancement fournies en amont ou dès le premier bilan intermédiaire du projet doivent préciser cette mention : « Cette aide financière ne comporte pas de crédits communautaires, de quelque fonds ou programme que ce soit ; elle n’est pas mobilisée ni mobilisable en contrepartie d’une aide communautaire autre que celle relative à la présente opération ».

Concernant les ressources, vous devez vous assurer que la contribution d’autres cofinanceurs ne contient pas de crédit communautaire.

Concernant les dépenses, si votre structure bénéficie de financements européens au titre d’autres projets, il doit être possible de tracer sur le plan comptable l’absence de double financement (par la mise en place d’une comptabilité analytique).

Y a-t-il des réunions d’informations organisées afin que je puisse poser des questions aux gestionnaires d’AGIL ?

AGIL a co-organisé avec le Conseil départemental des réunions d’informations FSE+ en 2014 et au début de l’année 2015. N’hésitez pas à revenir sur le site Internet d’AGIL pour savoir si de prochaines réunions seront programmées.

Si mon projet avorte, que dois-je faire ?

Vous devez prévenir le service gestionnaire. Pour renoncer à la subvention et mettre un terme à la convention, il vous faudra envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception adressée au service gestionnaire au moins 2 mois avant la date d’effet envisagée (Article 11.1 de la convention).

Vous êtes tenu de respecter l’ensemble des obligations contractuelles pour les sommes déjà déclarées dans le cadre d’un bilan d’exécution.

Quelles sont les modalités d’intervention d’AGIL sur les SIAE ?

AGIL intervient sur les SIAE en prenant en compte le périmètre global et pas le périmètre restreint.

La mobilisation du FSE sur un périmètre restreint de la structure, reposant sur l’identification d’une part accompagnement dans l’aide au poste, pratique identifiée chez certains départements, n’est pas conforme à l’esprit de la réforme de l’IAE qui a défini pour toutes les SIAE une aide au poste globale et prévoit un dialogue de gestion portant sur un projet d’insertion global. Cela implique de comptabiliser l’ensemble des ressources. Le schéma « périmètre global » repose sur un cofinancement FSE assis sur la totalité des dépenses et des ressources du chantier d’insertion.

Avec la règle du périmètre global, les recettes liées à l’activité viendront en déduction des dépenses.